GZL Temizlik ist eine produktive Plattform für ein Unternehmen, das in der Region Gemlik und Bursa (Türkei) sowohl Reinigungsdienstleistungen als auch die Verwaltung von Wohnanlagen anbietet. Ein einziges System bedient drei Zielgruppen: Kunden, die eine Leistung suchen und ein Angebot anfragen, Bewohner, die ihr Hausgeld und Mitteilungen verfolgen, und die Verwaltung, die vom Außendienstteam bis zum Kassenbuch alles steuert.

Ausgangslage und Anforderungen

Wenn Reinigung und Hausverwaltung vom selben Team erledigt werden, greifen die Aufgaben ineinander: Für ein Gebäude fallen Treppenhausreinigung, Hausgeldeinzug und Eigentümerversammlung gleichzeitig an. Bisher liefen Angebote über E-Mail und Telefon, Personalpläne in Tabellen und das Hausgeld in separaten Dateien. Die Hausverwaltung unterliegt in der Türkei zudem dem Wohnungseigentumsgesetz; Einladung zur Versammlung, Beschlussbuch, Wirtschaftsplan und Zustellungen müssen in der richtigen Reihenfolge und nachweisbar erfolgen. Ziel war es, beide Geschäftsbereiche in einem Datenmodell abzubilden und jedes Gebäude dabei strikt von den anderen zu trennen.

Lösung und Umfang

Kundenwebsite

Die Unternehmensseite stellt 11 Leistungen auf eigenen Detailseiten vor: Wohnungs-, Büro- und Grundreinigung, Bauendreinigung, Treppenhausreinigung, Fenster-, Polster-, Lager- und Poolreinigung sowie Rasenmähen und Hausverwaltung. Besucher senden ihre Anfrage über das Angebotsformular oder die Terminseite; Angebote werden nummeriert, als PDF erzeugt und per E-Mail versendet. Außerdem sind eine eigene Landingpage zur Hausverwaltung, ein öffentlicher Leitfaden zur Hausverwaltung mit 20 Kapiteln, Blog, News, FAQ und Datenschutzseiten online.

Bewohnerportal

Nach der Anmeldung sehen Bewohner ausschließlich die Daten ihrer eigenen Wohnung: Übersichten zu Sollstellung, gezahltem Betrag und offenem Saldo, Hausgeld je Periode, Zahlungshistorie, Mitteilungen und Dokumente. Zudem lassen sich der Zustellstatus von Versammlungseinladungen und die eigene Teilnahme, der Status der Erdbebenversicherung und eine Saldenbestätigung abrufen; Bewohner können Anliegen melden und einen Kontoauszug als PDF herunterladen.

Schadensmeldung per QR-Code

Ein QR-Aushang im Gebäude öffnet ein Meldeformular ohne Anmeldung. Pflichtfelder sind nur Kategorie und Beschreibung; Fotos werden auf dem Smartphone verkleinert und sofort hochgeladen. So können Bewohner Probleme in Gemeinschaftsflächen melden, ohne eine App zu installieren.

Verwaltungsoberfläche

Das Panel besteht aus zwei Hauptbereichen. Im Bereich Reinigung werden Kunden und deren Objekte, Personalakten, Aufgaben, Einsatzkalender und Finanzen verwaltet. Monatspläne entstehen aus Schichtvorlagen mit Konfliktprüfung; wird derselbe Plan zweimal erzeugt, entstehen keine Duplikate. Einsatzteams, Reihenfolge und Arbeitsfotos werden dokumentiert.

Der Bereich Wohnanlage deckt alles ab, was eine Hausverwaltung im Laufe des Jahres benötigt:

• Finanzen: Hausgeld, Zahlungszuordnung nach FIFO, Kassenbuch, Einnahmen und Ausgaben, Schuldnerliste, Kontoauszüge und Periodensperre.
• Wirtschaftsplan und Umlage: centgenaue Kostenverteilung, Freigabekette, Abgleich von Budget und Sollstellung sowie Heizkostenverteilung zu 70 Prozent nach Verbrauch und 30 Prozent nach Fläche.
• Versammlung und Beschlüsse: Einladung, Anwesenheitsliste, Vollmachten, Mehrheitsberechnung, Beschlüsse und Bücher.
• Dokumente: PDF-Dokumente mit der Identität der jeweiligen Anlage, Belegnummernkreise, Aufbewahrungsklassen und Zustellnachweise.
• Forderungen und Recht: Mahnstufen, Mahnschreiben, Unterlagen für die Zwangsvollstreckung und Rechtsakten.
• Gebäude und Wartung: Gebäude, Wohnungen, Bewohner, Inventar, Geräte- und Aufzugsprüfungen, Verträge, Versicherungen und ein Fristenkalender.
• Personal und Übergabe: Hausmeister und Mitarbeitende, Urlaub und Personalunterlagen, ein Übergabeprotokoll mit 21 Positionen.
• Prozesse und Datenschutz: ein nachweisgestützter Prozessassistent, Checklisten, Notfallkarten und Prüfprotokolle zur Videoüberwachung.

Website-Inhalte (Leistungen, Angebote, Termine, Nachrichten), Benutzer, Rollen und Berechtigungen, Sitzungen, Dateien und das Änderungsprotokoll werden im selben Panel gepflegt.

Technische Architektur

Das System besteht aus drei Anwendungen: einer Kundenwebsite mit Next.js und React, einem separaten Next.js-Admin-Panel und einer Fastify-API auf Bun. Als Datenschicht dienen MySQL und Drizzle ORM, die Validierung übernimmt Zod. Die Authentifizierung erfolgt per JWT; jeder Datensatz ist einem Mandanten und einem Gebäude zugeordnet, sodass Verwalter nur auf freigegebene Anlagen zugreifen. Benachrichtigungen und geplante Aufgaben laufen in einem eigenen Worker-Prozess.

Fehlerkritische Bereiche wie Finanzberechnungen, Umlageregeln, Versammlungsmehrheiten und Dokumentregeln sind durch 86 Testdateien abgesichert, darunter ein Regressionsszenario, das ein vollständiges Jahr vom Budget bis zur Übergabe durchspielt. Die Datenmigration aus der Vorversion ist wiederholbar und wurde mit Datenprüfung durchgeführt.

Ein Großteil der sichtbaren Texte stammt aus den Website-Einstellungen statt aus dem Code; Leistungsbeschreibungen lassen sich so ohne neues Release anpassen. Die Seiten werden serverseitig gerendert, Sitemap, robots.txt und llms.txt sind für technisches SEO vorhanden.

Integrationen

• Iyzico: Online-Zahlung des Hausgelds mit signierten Callbacks, doppelter Idempotenz und Abgleich; ohne hinterlegte Zugangsdaten bleibt die Zahlung gesperrt.
• SMS und WhatsApp: einwilligungsbasierte Benachrichtigungswarteschlange mit Adaptern für Netgsm und WhatsApp Cloud.
• E-Mail: Angebots-, Benachrichtigungs- und Konto-E-Mails über Nodemailer.
• Cloudinary: Bild- und Medienverwaltung.

Ergebnis

GZL Temizlik ist unter gzltemizlik.com online. Kundenanfragen werden mit Angebotsnummer und PDF erfasst, die Finanzen jeder Wohnanlage sind getrennt und prüfbar, und Bewohner sehen Saldo und Dokumente, ohne im Büro anrufen zu müssen. Da das Team die Plattform täglich selbst nutzt, kommen neue Anforderungen direkt aus der Praxis; ein Onlineshop für Reinigungsprodukte ist als nächste Ausbaustufe geplant.